Conditions

Si vous cherchez un local, vous pouvez faire une demande à l’accueil de Het Huys. Pour Het Huys, la location de locaux n'est pas une tâche prioritaire, mais sous certaines conditions, nous pouvons mettre des locaux à la disposition de 4 catégories d'utilisateurs, et ce selon des tarifs spécifiques.

Conditions de location

• Toute demande d'utilisation d'un local doit être adressée au moins 2 semaines avant l'activité envisagée au Centre Communautaire Het Huys. Le conseil d’administration prendra une décision concernant la demande et mandatera le responsable du centre de la gestion du dossier de demande. 
• Il est interdit de sous-louer. 
• Les locaux et les installations ne peuvent être utilisés que pour l'activité faisant l'objet de la demande et du contrat.
• Le paiement est effectué lors de la signature du contrat ou par virement: le contrat de location est valable que lorsqu'il a été signé et que Het Huys a reçu le montant de la location et la garantie.
• Une garantie locative (une caution) de 250 euros devra être payé avant le début de l’activité, excepté pour :
  • Les contrats d’un an
  •  réunions des membres  du conseil d’administration du locataire
• Cette garantie est remboursée déduction faite éventuellement du décompte des dégâts éventuels et du nettoyage du local.

• Le locataire veille à l'ordre, à la propreté, et à la sécurité des salles louées. Le locataire veille à éviter les dommages, les nuisances acoustiques et le gaspillage d'énergie. Il remet les locaux loués, y compris les sanitaires et la cuisine dans leur état originel avant la fin de la période de location. Si ce n'est pas le cas, les dégâts et le nettoyage lui seront facturés. (minimum € 50). Sous le terme d' état originel, on comprend:
  • la remise des meubles et du matériel aux places qu'ils occupaient au début de la location
  • le balayage et/ou le nettoyage des sols et du mobilier
  • la vaisselle lorsqu'il n'y a pas de service de bar par Het Huys
  • éteindre les lumières et fermer les portes
• Les locataires sont responsables de l'aménagement de la salle et doivent la remettre dans son état initial après l'activité.
• En dehors des heures de bureau ou de permanence, les usagers ont accès au bâtiment au moyen d'un système de badge. Ici, on applique une garantie de 20 € par badge à payer lors de la location. 

• Aucun matériel ne peut être abandonné ou stocké dans le centre, sauf le matériel d'utilisation courante des associations qui ont conclu un contrat annuel; celles-ci disposent  d'un casier fermant à clé dans lequel peut être stocké le matériel de base pour les activités courantes. Het Huys n'autorise pas d'y stocker d'autre matériel; Het Huys ne sert pas de dépôt pour les associations.
• Il est interdit de clouer, d'écrire, ou de coller quoique ce soit sur les murs, portes, fenêtres, panneaux et sols ou d'y apposer tout adhésif. Les dommages causés aux locaux, au matériel ou au mobilier ou les défectuosités des installations doivent être immédiatement signalés. Les dégâts seront facturés à l'utilisateur. 
• L'utilisateur ne peut apposer des affiches, ni de signalisation, ni tout autre matériel sans l'autorisation de Het Huys. Les affiches sont déposées à l'accueil.
• Du matériel technique de réunions et d'autres matériels sont loués à la pièce et doivent être remis en parfait état. Toute détérioration sera facturée. 
• Les locaux sont loués pour une partie de journée (tranche de 4 heures) et sont utilisables 7 jours sur 7,  en tenant cependant compte des heures de fermeture suivantes: les jours de semaine et le samedi: 23 h et le dimanche: 20 h. Le conseil d’administration Communautaire Het Huys peut accorder des dérogations moyennant une demande préalable. L'autorisation doit être mentionnée explicitement dans le contrat. Les heures de location doivent être respectées strictement.
• Il y a lieu de respecter le repos des habitants du quartier. Le tapage en rue, aux abords du bâtiment, n'est jamais apprécié. Cette règle s'applique particulièrement aux fumeurs: le repos du voisinage doit être respecté la nuit. L'espace fumeurs est situé devant la façade du bâtiment, le patio intérieur est un espace non-fumeurs.
• Toute dérogation par rapport au règlement de location doit être demandée. C'est le responsable du Centre, en concertation avec le bureau exécutif de Het Huys, qui traite ces demandes et qui les détermine par écrit.
• Les litiges sont réglés en première instance par le Conseil d'Administration.
• Les organisations politiques ou les personnes actives en politique qui souhaitent faire usage de locaux du centre peuvent introduire une demande écrite. Cette demande doit être introduite deux mois avant l'organisation de l'activité. La décision est de la compétence du Conseil d'Administration. 
• Durant la période de six mois précédant des élections, les organisations politiques ou les personnes actives en politique ne peuvent pas utiliser les locaux du centre pour y organiser des activités politiques publiques (ouvertes), comme par exemple, des soirées d'info, des discours politiques ou des meetings.
• Il est interdit d'apposer dans le centre des illustrations, textes ou objets de nature politique. Il n'est pas autorisé d'apposer le logo du Centre Communautaire sur des invitations, affiches et autres supports.
• On n'accorde pas d'exclusivité à certains utilisateurs disposant d'un contrat annuel ni d'exclusivité pour des locaux spécifiques: Lorsqu'une rencontre ne peut pas se dérouler à une date donnée, l'association en est avertie au moins 10 jours auparavant.
• Les soirées dansantes et les bals ainsi que les fêtes de mariages ne sont en principe pas autorisés sauf autorisation exceptionnelle du Conseil d'Administration.

Boissons:

• Toutes les boisons doivent être achetées à Het Huys.
• L'utilisateur paie à Het Huys les boissons aux prix indiqués et habituels, le tarif est affiché au bar.
• Pour les boissons apportés par le locataire, on paie un droit de bouchon.
• Lorsque le bar est tenu par des bénévoles ou par le personnel de Het Huys, les boissons sont enlevées et payées comptant au bar et les vidanges sont également ramenées.
• Lorsque le bar n'est pas tenu par des bénévoles ou par le personnel de Het Huys, et que le locataire se charge lui-même de gérer le bar, il se chargera aussi de faire la vaisselle et de remettre tout en ordre. Dans ce cas, les boissons ne se paient pas cash, mais sont facturées à l'utilisateur après l'activité et par virement bancaire.
• Le locataire peut appliquer un autre tarif des boissons. Cependant, Het Huys réclamera au locataire le prix de vente habituel des boissons de Het Huys, selon le tarif ci-joint. 
• Il y a lieu d'appliquer la législation relative à la consommation par les jeunes.
• Pour les fêtes organisées par les associations de catégorie A, les boissons sont fournies au prix d'achat.

Assurance et sécurité

• Le locataire contracte une assurance en responsabilité civile et incendie pour la durée de son activité. (Il peut éventuellement souscrire la police d'assurance de la VGC <Axa Polis>  Formulaire ci-joint). Le locataire fournit une preuve d'assurance auprès d'AXA ou de la compagnie de son choix avant le début de l'activité. Il faut joindre également une preuve de paiement.
• L'utilisateur reste à tout moment responsable vis à vis de tiers ainsi que vis à vis de toute autorité, administration ou instance, par exemple pour payer des taxes, contributions, assurances, droits d'auteurs et patente pour les boissons alcoolisées.
• L'utilisateur satisfait aux prescriptions en matière de taxes sur les représentations et les divertissements, en matière de SABAM, de juste rétribution, de statut de l'artiste et de règlement de police.
• Het Huys ne peut être tenu pour responsable du matériel abandonné par le locataire / utilisateur, (le matériel ne peut pas être stocké), et pour d'éventuels vols ou détérioration.
• Lorsque les locaux sont utilisés par une association ayant la personnalité juridique, l'association est responsable. Au cas où les locaux sont utilisés par une personne privée ou par une association de fait, c'est le signataire qui est responsable. La responsabilité s'applique à l'utilisation du locale, à la fermeture de la salle après utilisation, à l'obligation de signaler tout dommage occasionné, au respect de l'interdiction de fumer, au contrôle des entrées jusqu'au terme de l'activité, et à l'heure de fermeture.
• Durant le temps de la location, le locataire est responsable de l'accès au bâtiment.
• L'utilisateur doit toujours respecter le nombre maximum de personnes autorisées. 
• Les portes coupe-feu et les sorties de secours doivent être libres d'accès à tout moment. A la signature du contrat, l'utilisateur déclare avoir pris connaissance des consignes d'urgence.
• Il est interdit de fumer et d'utiliser un feu ouvert dans tout le bâtiment, y compris dans le patio.
•  En cas d'incendie et /ou de danger, l'utilisateur est tenu de suivre les consignes de sécurité affichées dans chaque local.
• En dehors des heures d'ouverture, le patio n'est accessible qu'après décision et autorisation du Conseil d'Administration.